Síndico Profissional: FM Debate Tactics esclareceu dúvidas da atividade

Ocorreu no último dia 10 de agosto, mais uma edição de sucesso do FM Debate Tactics. O evento online, oferecido pela ABRAFAC, tem o objetivo de aproximar e facilitar o acesso de internautas para colaborar com o aperfeiçoamento dos conhecimentos relevantes dentro do universo de facilities. Veja a seguir, algumas dúvidas respondidas após o primoroso evento.

Para palestrar o tema “Síndico Profissional – Responsabilidades e Desafios”, a última edição do FM Debate Tactics contou com a participação especial de José João Fiasco, Engenheiro Mecânico formado pela FEI, com especialização em Controladoria pela FGV e no Programa Service Profit Chain pela Harvard/IESE/IEE.

O palestrante abordou os desafios de uma “nova atividade” que surgiu para fazer frente às responsabilidades de representação legal de condomínios em ambientes cada vez mais complexos sob os pontos de vista operacional, jurídico, ambiental e tributário.

Confira algumas dúvidas esclarecidas após a realização do evento:

Pergunta: Como você trata a questão dos planos de reformas NBR 16280?

José João Fiasco: A norma NBR 16280 veio para oferecer segurança para toda a cadeia dos condomínios: ocupantes, proprietários, síndico, fornecedores e visitantes. A obrigatoriedade de apresentar ao síndico, com antecedência, os projetos de reforma a serem executados tanto nas áreas comuns quanto nas áreas privativas e também as inspeções de pós-obras, garante que nenhuma infraestrutura predial seja negativamente afetada. Importante lembrar que o não cumprimento da norma expõe o síndico a sanções administrativas e penais.

Pergunta: Sobre as férias do Síndico, no caso de Sindicância Profissional PJ, essa abordagem é praticamente impossível, concorda?

José João Fiasco: A pessoa jurídica é sempre representada por uma pessoa física, que recebe um mandato da PJ para exercer, em seu nome, as atividades de sindicância. Importante pontuar que, perante as autoridades, é sempre a pessoa física que representa o condomínio. Assim, faz todo sentido que esse representante da PJ perante o condomínio tenha direito a férias anuais.

Pergunta: No caso de assuntos ligados à segurança do empreendimento e usuários que necessitam de ações rápidas do Síndico. Sendo um assunto polêmico e de aprovação complexa muitas vezes, como agir em caso de falta de unanimidade?

José João Fiasco: A Convenção de Condomínio só exige unanimidade de votos em pouquíssimas situações. Nas questões operacionais normalmente a maioria simples é suficiente. Nos casos de urgência o síndico pode tomar a decisão “ad referendum” da Assembleia Geral. Na maioria dos casos uma carta para o Conselho explicando a situação e solicitando a convocação de uma Assembleia resolve a questão.

Pergunta: Atualmente como os síndicos profissionais lidam com o uso da tecnologia e sistemas de gestão da manutenção? Principalmente em condomínios residenciais verificamos que tudo fica registrado em papel.

José João Fiasco: Nos edifícios comerciais normalmente as administradoras detêm uma equipe de suporte técnico que é capaz de lidar com as complexidades dos sistemas de gestão, com o auxílio dos terceiros de manutenção contratados pelo condomínio. Nos condomínios residenciais, também pela questão de custo, essas atividades são consideradas como um “luxo” É dever do síndico analisar a relação custo-benefício de ter ou não essas tecnologias instaladas e controladas no condomínio.

Pergunta: Num determinado condomínio, caso o Sindico queira fazer algumas alterações, ex. alterar a portaria no caso aumentar e criar outras salas, quais a ações junto à prefeitura?

José João Fiasco: Os procedimentos são os mesmos determinados pela NBR 16280, acrescido ao fato de que é necessário verificar se estão sendo respeitados os limites de áreas construídas, potencial construtivo aprovado, etc. O condomínio deverá contratar projeto, recolher ART, e todas as demais providências definidas pela norma.

Pergunta: Sobre remuneração, valor, carga horária, número limite de unidades para atendimento. O que propõem sobre cursos de qualificação para a função?

José João Fiasco: A questão de remuneração é subjetiva. Para a maioria dos casos, uma dedicação presencial no condomínio de 4h/semana até 8h/semana (um meio dia ou dois meios dias por semana) é suficiente. Dependendo da área privativa do condomínio e do tipo de uso (só escritórios, escritórios e mall, escritórios e hotel) a remuneração pode variar de R$ 3.000,00 /mês a R$ 12.000,00/mês por condomínio. O síndico deve estar atento para que a sua remuneração não “pese” na taxa condominial. Devido à dedicação exigida do síndico também quando não está presente fisicamente no condomínio (atendimentos telefônicos, leitura e respostas de emails, etc.) creio que uma pessoa física possa atender com qualidade cerca de 5 a 7 condomínios diferentes ao mesmo tempo.

Existem alguns cursos no mercado, mas eu desconheço a qualidade dos mesmos. O melhor seria pedir para as instituições que ministram esses cursos que pudessem passar os contatos de quem já fez os cursos e checar com eles a qualidade dos mesmos.

Pergunta: Seria as os principais pilares para uma boa administração de sindico profissional, um bom gestor, uma boa administradora e um bom escritório de cobrança?

José João Fiasco: Você tem razão, apesar de que a inadimplência em condomínios corporativos é quase insignificante. Na maioria dos casos nem há necessidade de envolver um escritório de cobrança. Os atrasos eventuais são resolvidos em negociação direta com a administradora e o síndico. Nos residenciais a realidade é bem diferente e um escritório de cobranças ativo é muito importante.

Pergunta: A norma mencionada se refere à Reforma em Edificações. Pegando o gancho, os condôminos e/ou locatários tem seguido à risca, digo, tem atendido pedido do Síndico? Em caso negativo, o Síndico tem conseguido “embargar” a obra do condômino?

José João Fiasco: Sim, a grande maioria dos locatários segue à risca a norma. Nos casos em que o espaço ainda está desocupado, o síndico só deve permitir a entrada de pessoal de obra após a entrega e aprovação dos projetos de reforma. Nos casos em que o ocupante já está instalado e deseja fazer alterações, caso não tenha apresentado os projetos, basta impedir a entrada, na portaria, de terceiros que queiram se dirigir ao andar. A obra estará, na prática, paralisada.

Pregunta: Um edifício tem área de estacionamento e deseja fazer uma terceirização via empresa de estacionamento para obter uma renda adicional. Isto não esta claro na convenção ou não há previsão. Quais os passos recomendados??

José João Fiasco: Tudo que não está claramente definido na Convenção não é permitido. Nesse sentido o síndico deve convocar uma assembleia extraordinária para obter a aprovação da maioria dos condôminos para a execução de uma concorrência. Deverá estar claro na Ata da assembleia como se dará a divisão de receitas do estacionamento entre o condomínio e a operadora, bem como qual destino será dado aos montantes recebidos pelo condomínio (divisão entre os condôminos, utilização para diminuir a taxa condominial ordinária, depósito na conta Fundo de Reserva, etc.)

Pergunta: Como seria aprovado esse RC Síndico? Somente em assembléia mesmo e registro em convenção? O que significa RC? Seria só uma sugestão de seguradora?

José João Fiasco: RC é a sigla de Responsabilidade Civil. A modalidade de RC Síndico já é ofertada pelas seguradoras como parte das coberturas de responsabilidade civil que o condomínio deve ter (acidentes com terceiros, danos morais, lucros cessantes, etc.). É fundamental que a importância segurada seja significativa. Lembre-se que o síndico responde com seus bens pessoais em caso de indenização a terceiros. Normalmente uma cobertura de R$ 2 milhões por condomínio é suficiente. Recomendo que o síndico coloque essa exigência como uma cláusula do seu contrato de prestação de serviços com o condomínio.