Gerenciamento de Dados para tomada de decisão no setor de Facilities Management

A transformação digital no mundo corporativo trouxe, como uma de suas principais consequências, a produção de inúmeros dados que dizem respeito à realidade cotidiana dos diferentes setores das empresas. Dessa forma, o trabalho com os dados se tornou um importante instrumento de gestão, capaz de apoiar escolhas que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos.

Quando pensamos na área de Facilities Management, o Gestor tem como uma das principais funções administrar inúmeros contratos ao mesmo tempo e para que as decisões sejam assertivas, os dados devem ser analisados corretamente. O objetivo do gerenciamento de dados é entender o comportamento das pessoas, a sazonalidade, o uso, o número de manutenções e principalmente os custos gerados. Uma estratégia baseada em dados está se tornando cada vez mais importante, uma vez que as organizações dependem cada vez mais de ativos intangíveis para criar valor.

O gerenciamento inteligente das informações se torna muito importante à medida que as organizações são cada vez mais orientadas por processos. A quantidade de dados cresce exponencialmente. Nunca foi tão fácil captar informações de mercado, mas, por outro lado, nunca foi tão difícil separar o que serve do que não serve.

Contudo, na maioria das vezes, ter simplesmente os dados em mãos pode não ser suficiente; afinal, é necessário coletá-los adequadamente, tratá-los, analisá-los e aplicá-los na tomada de decisão, de maneira assertiva, ou seja, deve-se transformar esses insumos em conhecimentos relevantes.

Facilities Management é uma área de apoio que cresce vultuosamente e cada vez mais com novas tecnologias, processos inovadores e grande números de informações. É nesse contexto que os profissionais precisam ser seguros nas tomadas de decisões, gestão se faz com números, quanto mais informações direcionadas, maior sua capacidade de atingir os resultados, de atender bem o cliente, de ser produtividade e proporcionar crescimento.

Assim como diversas outras áreas, o setor de Facility Management precisa apresentar resultados e favorecer a competitividade. Por isso, a adoção de uma cultura orientada por dados nesse âmbito permite verificar as tendências de um determinado processo ou fenômeno, prever os cenários possíveis e, com isso, antecipar-se a eventuais problemas ou oportunidades de melhorias. A cultura de dados tem, desse modo, um caráter analítico da conjuntura atual e, ao mesmo tempo, preditivo em relação às possíveis inclinações dos serviços prestados por Facilities Management.

Naturalmente, esse procedimento não é tão simples, visto que o volume de dados produzidos tem se mostrado cada vez maior e sempre será necessário fazer uma análise em relação aos respectivos contextos, cruzando-os, inclusive, com outros dados pertinentes. Porém, diante das muitas potencialidades e facilidades proporcionadas pelo mundo digital, informar-se por meio dos dados, para a tomada de decisão, é uma ação essencial da gestão de infraestrutura em nossos dias.

O exemplo do uso de dados para o gerenciamento de manutenções

Tomemos como exemplo um sistema criado para gerenciar centenas de equipamentos de climatização de uma grande empresa, com unidades espalhadas por diversas cidades do país. Como se sabe, aparelhos de ar-condicionado (AC) são responsáveis pelo bem-estar térmico e pela segurança respiratória de todas as pessoas que frequentam um determinado ambiente. Trata-se, assim, de um sistema de infraestrutura que demanda um monitoramento contínuo e consistente, por questões de segurança e, até mesmo, para atendimento às determinações legais (BRASIL, 2018).

No caso em tela, é requerido do Facilities Manager dessa empresa um acompanhamento sistemático com relação às manutenções preventivas dos muitos dispositivos que fazem parte dos aparelhos de AC, cujas periodicidades são específicas para cada tipo e para cada marca. Por isso, a descrição de todas as regras e normas deve constar no chamado Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC), do qual todas as organizações devem dispor. Mas, além das preventivas, é necessário considerar que, eventualmente, são demandadas as manutenções corretivas, que consistem no reparo de falhas e problemas repentinos, reportados pelos usuários.

Diante desse cenário, como é possível saber qual o custo das manutenções preventivas, qual o aparelho que mais apresenta defeito, qual o custo com manutenções corretivas, qual o tempo de vida útil do equipamento? A criação de uma plataforma digital pode sistematizar, por exemplo, as indicações de manutenção de cada equipamento, de acordo com as suas particularidades, desde uma simples limpeza até a troca de alguma peça, ao longo do ano, em unidades/municípios distintos. Esse mesmo sistema poderia gerar, Dashboard com informações relevantes para tomada de decisão mostrando gráficos de corretivas x preventivas, além de ranquear os aparelhos com maior custo de operação, até o tempo de vida útil do mesmo; podendo, ainda, confirmar o número de manutenções, os fornecedores com os menores retrabalhos, os custos e demais informações pertinentes a esse assunto.

Esse sistema digital de registro de todas as etapas de manutenção seria capaz de registrar um conjunto de dados significativo sobre esse patrimônio da empresa, que, inclusive, é bastante estratégico em termos de custos. Isso porque a correta realização das manutenções preventivas pode significar, por exemplo, um aumento da vida útil do equipamento ou a garantia de que ele funcione adequadamente durante o tempo esperado.

Quando o assunto é manutenção, não se toma decisão sem informações dados, as Empresas estão começando a ver suas bases numéricas de forma mais estratégica. Um exemplo muito relevante pós pandemia, com a inclusão do home office como uma “nova prática” adotada, foi a análise do fluxo de pessoas e a utilização dos seus espaços físicos. Com avanço da tecnologia, já se utilizam sensores para mapeamento dos ambientes de trabalho, buscando um melhor layout e aproveitando dos espaços, trazendo comodidade e eficiência aos clientes, que dedica seu tempo com core business ao invés de se preocupar com manutenção, jardim, limpeza ou iluminação.

Facilities Management deixou de ser apenas apoio, para ser o centro estratégico do plano de negócios de uma unidade, através de informações relevantes da área, que trabalhos de sustentabilidade são desenvolvidos pensando em economia de água e ações de eficiência energética; Facilities Management participa de grandes construções pensando na manutenção pós-obra e no melhor método para redução de custos; além de trazer conforto e bem-estar ao cliente pensando no melhor ambiente de trabalho. Isso não seria possível se não tivéssemos números para tomada de decisão.

O fato é que os indicadores produzidos pelos sistemas são instrumentos eficazes para direcionar as decisões de gestão. Como se vê, essas escolhas podem representar não só uma racionalização de custos e investimentos, mas também a observação das demandas de segurança, preservação patrimonial, qualidade dos serviços e, até mesmo, conforto de colaboradores e clientes.

Todas as métricas produzidas são componentes essenciais para a mensuração do desempenho obtido em relação a processos e serviços desenvolvidos por um setor ou pela empresa como um todo. Porém, é fundamental destacar que todos esses dados precisam ser coletados de maneira fidedigna e armazenados com segurança, procurando entender o que realmente representam e como eles podem ser analisados e interpretados à luz dos objetivos e interesses de gestão, de forma cruzada, contextualizada e assertiva.

Fonte consultada:
BRASIL. Lei nº 13.589, de 4 de janeiro de 2018. Dispõe sobre a manutenção de instalações e equipamentos de sistemas de climatização de ambientes. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 5 jan. 2018. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13589.htm. Acesso em: 19 out. 2022.