Sempre tive uma ligação especial com o mundo da manutenção, segurança e serviços até me tornar Auditora Interna ISO 9000 para garantir que os padrões de qualidade e segurança fossem sempre atendidos.
Durante minhas atividades observei uma preocupante carência de conhecimento entre os profissionais e a falha recorrente na obtenção e manutenção de documentos obrigatórios. A partir desta constatação, passei a trabalhar processos e treinamentos para conscientizar sobre a necessidade de documentação – vital não apenas para a conformidade, mas para a segurança e eficácia das operações.
A Documentação Técnica Regulatória – conjunto de documentos que os clientes/ empreendimentos, devem ter, para cumprir a legislação – garante que as operações estarão em conformidade com a legislação e a segurança das operações, dos empreendimentos e dos usuários.
O não cumprimento da legislação pode gerar penalidades legais, perda do seguro, interrupção das operações, perda de certificações, riscos à saúde e à segurança. Portanto, é imprescindível que as empresas mantenham a sua documentação atualizada e válida.
Para garantir que os empreendimentos atendam as normas regulatórias são necessários vários documentos. Entre os principais estão:
– PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle): documento obrigatório que estabelece rotinas de manutenção e limpeza dos sistemas de refrigeração;
– AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros): documento que atesta que o empreendimento/ edificação atende as normas de segurança contra incêndio;
– RIA (Relatório de Inspeção Anual): relatório que atesta que os elevadores que atendem a edificação estão em conformidade com as Normas;
– Limpeza de Reservatórios: é um procedimento obrigatório, que deve ser feito semestralmente para garantir a portabilidade da água;
– Análise de Água: deve ser feita sempre que houver a limpeza dos reservatórios para verificar a qualidade e a portabilidade da água que está sendo consumida nas instalações;
– Manutenção de Cabine Primária: deve ser feita anualmente para garantir o bom funcionamento das instalações elétricas para que não ocorram paradas no sistema;
– Termografia: deve ser feita anualmente, de maneira preventiva, para identificar problemas de aquecimento no sistema elétrico;
– SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas): trata-se de documento que atesta o bom funcionamento do sistema de pára-raios;
– Laudo de Abrangência do Gerador: documento que certifica a capacidade e a eficiência do gerador, atestando que o sistema está funcionando de acordo com o projetado;
– Teste de Linha de Vida: trata-se do sistema de ancoragem utilizado para trabalhos em altura. Deve garantir que o sistema está funcionando de forma segura para as atividades;
– Teste de Estanqueidade do Sistema de Gás: deve ser realizado anualmente para garantir que não há vazamentos no sistema, proporcionando assim a segurança das instalações e usuários;
– Testes do Sistema de Incêndio: trata-se de uma série de procedimentos de manutenção dos sistemas de combate e detecção a incêndios, de forma a garantir que todos estão funcionando conforme o projetado;
O processo de obtenção/ renovação da documentação técnica regulatória pode variar de acordo com a localidade e a legislação. Mas alguns passos devem ser seguidos para garantir que os documentos estejam sempre dentro da sua validade:
– Planejamento: tenha um cronograma com as datas de vencimento de cada documento, considerando os prazos de cada órgão visando iniciar o processo de renovação em tempo hábil, para que o documento não fique vencido;
– Contratações: quando a renovação do documento depende da realização de uma atividade (limpeza de reservatórios/ SPDA/ etc), programe o processo de cotação, aprovação de custos e contratação das atividades. Isso garantirá que qualquer atividade que possa influenciar no prazo de renovação do documento seja realizada com antecedência e de forma assertiva;
Após o recebimento, deve-se garantir que a documentação seja mantida de forma organizada – tanto em sistema físico, quanto em sistema digital. Isso facilitará o acesso às informações, quando necessário.
Ter essa documentação atualizada não é apenas uma exigência legal, mas também um processo que confere segurança e a eficiência nas operações. Manter a atualização contínua dos documentos é imprescindível para garantir a conformidade legal e a segurança operacional, assegurando que os ambientes e as operações estão seguros para os usuários.
Em suma, ao longo da minha trajetória profissional ficou evidente que a manutenção da Documentação Técnica Regulatória não é apenas uma questão de conformidade, mas uma necessidade para a segurança e eficácia das operações.
Ao estabelecer um cronograma eficaz, organizar a documentação e treinar as equipes, as empresas não apenas se resguardam legalmente, mas também se posicionam positivamente no mercado, demonstrando comprometimento com a qualidade e a segurança.
Por isso, incentivo todos refletirem sobre a relevância da Documentação Técnica Regulatória em suas operações, pois a segurança e o sucesso de um empreendimento/operação estão diretamente ligados à capacidade de gerenciar – de forma eficaz – esses documentos, levando à integridade e competitividade no mercado.
Por Raquel Moraes
Gerente de Infraestrutura na JLL, é graduada em Engenharia Civil e Engenharia de Segurança do Trabalho e atua há 25 anos como Auditora Interna ISO 9000
